Accordo sul trattamento dei dati

Versione 1.0 · Ultimo aggiornamento: 26 luglio 2026

Questa è la versione facente fede per i clienti italiani. Trattandosi dell’atto che nomina il responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR e che l’agenzia deve poter esibire al Garante, in caso di discrepanza con la versione inglese prevale il testo italiano per i contratti regolati dalla legge italiana.

Questo accordo si applica ogni volta che usi Wolk CRM per conservare informazioni su altre persone — acquirenti, venditori, lead o i tuoi collaboratori. Per quei dati tu sei il titolare del trattamento e Wolk è il tuo responsabile, e l’art. 28 GDPR impone che le condizioni che seguono siano stabilite per iscritto. Costituisce parte dei Termini di servizio e ha effetto dal momento in cui inserisci i primi dati personali nel CRM.

Questo accordo non riguarda i dati del tuo account — nome, email, abbonamento e le visite che registri. Per quelli Wolk è titolare e si applica l’Informativa privacy.

1. Parti e ruoli

Il Titolare è l’agenzia immobiliare o il professionista intestatario dell’abbonamento Wolk. Il Responsabile è Marco Carotenuto, sviluppatore individuale stabilito in Italia, operante come Wolk, contattabile a privacy@wolk.website.

Gli agenti e i collaboratori che inviti nella tua organizzazione non sono titolari né responsabili autonomi: agiscono sotto la tua autorità ai sensi dell’art. 29 GDPR. Autorizzarli e istruirli correttamente, anche per iscritto dove richiesto, è un tuo obbligo, non nostro.

2. Oggetto, durata, natura e finalità

Wolk tratta i dati personali per tuo conto al solo fine di erogare il CRM: conservare e recuperare i tuoi dati, incrociare le richieste degli acquirenti con gli immobili, generare i materiali dell’annuncio, inviare le notifiche che hai attivato e mantenere il servizio funzionante e sicuro. Il trattamento dura quanto l’abbonamento, più i termini di cancellazione indicati alla sezione 10.

3. Categorie di interessati e di dati personali

Interessati: i tuoi acquirenti e venditori, potenziali ed effettivi, gli altri lead e contatti che registri, e gli agenti e collaboratori della tua organizzazione.

Dati personali: nome e cognome, indirizzi email, numeri di telefono, fonte del contatto, note in testo libero, budget e preferenze di ricerca, storico di appuntamenti e attività, valore delle trattative, indirizzi e posizione degli immobili, e le registrazioni di consenso che crei — inclusi i moduli di consenso scansionati o fotografati, che di norma recano una firma autografa.

Wolk non è progettato per le categorie particolari di dati di cui all’art. 9 GDPR. Ti chiediamo di non inserire informazioni sulla salute, o altri dati altrettanto sensibili, nel campo note.

4. Trattamento su istruzione documentata

Wolk tratta i dati personali soltanto sulla base delle tue istruzioni documentate, costituite da questo accordo, dai Termini di servizio e dalle azioni che compi nell’applicazione. Wolk ti informerà qualora ritenga che un’istruzione violi il GDPR o altra normativa applicabile. Wolk non vende i dati del tuo CRM, non li usa per finalità pubblicitarie e non li usa per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

5. Riservatezza

L’accesso ai dati di produzione è limitato allo sviluppatore che gestisce il servizio, vincolato a un obbligo di riservatezza e legittimato ad accedervi solo quando necessario per la manutenzione o l’assistenza.

6. Misure di sicurezza (art. 32)

Le misure tecniche e organizzative in vigore sono descritte nell’Allegato II. In sintesi:

Tutto il traffico è cifrato in transito tramite HTTPS; i dati a riposo sono cifrati dal fornitore di hosting.
L’isolamento tra clienti è imposto nel database stesso, tramite row-level security basata sull’identificativo dell’organizzazione, e non dal solo codice applicativo.
I documenti di consenso risiedono in un bucket privato, raggiungibile solo con link firmati a scadenza, senza alcun permesso di modifica o cancellazione lato client.
Il registro dei consensi è ad append: le voci non possono essere modificate né rimosse silenziosamente, così la prova di un consenso sopravvive a un ripensamento successivo.
Autenticazione, gestione delle password e delle sessioni sono fornite da Supabase; le chiavi lato server non vengono mai trasmesse a un client.
L’audio della visita viene trascritto sul dispositivo e non viene mai caricato.

7. Sub-responsabili

Con il presente accordo autorizzi in via generale e per iscritto Wolk a ricorrere a sub-responsabili. L’elenco aggiornato, con ruolo e ubicazione di ciascuno, è pubblicato su wolk.website/it/subprocessors. Wolk impone a ogni sub-responsabile obblighi di protezione dei dati non meno rigorosi di quelli previsti qui e resta pienamente responsabile nei tuoi confronti del loro operato.

Wolk dà un preavviso di almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile. Se ti opponi per motivi ragionevoli di protezione dei dati, puoi recedere prima che la modifica abbia effetto, con rimborso della parte non utilizzata del periodo in corso.

8. Assistenza per i diritti degli interessati

Wolk mette a disposizione gli strumenti per rispondere autonomamente alle richieste, senza dover attendere noi:

Accesso e portabilità (artt. 15 e 20). Ogni contatto ha un’azione Esporta dati che scarica un file JSON strutturato e leggibile da dispositivo automatico, contenente l’anagrafica, lo storico dei consensi, le richieste di ricerca, le attività, le trattative e gli immobili collegati.
Cancellazione (art. 17). Ogni contatto ha un’azione Elimina definitivamente che rimuove l’anagrafica, lo storico dei consensi e i documenti allegati dallo storage. È irreversibile.
Rettifica (art. 16). Le anagrafiche sono modificabili in qualsiasi momento.
Revoca del consenso (art. 7, par. 3). Registrare una revoca è facile quanto registrare il consenso, ed entrambi restano conservati.

Quando una richiesta non può essere soddisfatta con questi strumenti, Wolk ti assisterà con misure tecniche e organizzative adeguate, tenuto conto della natura del trattamento.

9. Violazioni dei dati e assistenza (artt. 32–36)

Wolk ti informerà senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando viene a conoscenza di una violazione di dati personali che riguarda i tuoi dati, fornendoti le informazioni necessarie per la tua notifica al Garante. Wolk ti presta inoltre ragionevole assistenza per le valutazioni d’impatto e le consultazioni preventive, tenuto conto delle informazioni in suo possesso.

10. Restituzione e cancellazione

Puoi esportare i tuoi dati in qualsiasi momento mentre l’abbonamento è attivo. La cancellazione dell’account rimuove i tuoi dati e i file associati dallo storage. Se eri l’unico membro della tua organizzazione, viene eliminata anche l’organizzazione e tutto ciò che vi è collegato. I backup cifrati conservati dal fornitore di hosting scadono secondo il loro ciclo e vengono eliminati entro 30 giorni.

11. Audit

Wolk mette a tua disposizione le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto dell’art. 28 e consente e contribuisce alle attività di revisione, comprese le ispezioni, svolte da te o da un incaricato da te designato. Date le dimensioni della struttura, ciò avviene di norma tramite risposte scritte e documentazione; le ispezioni in loco richiedono un preavviso ragionevole e possono essere addebitate a costo.

12. Trasferimenti extra–SEE

L’infrastruttura di Wolk è ospitata presso Supabase su Amazon Web Services nella region US West (California del Nord) e diversi sub-responsabili sono stabiliti negli Stati Uniti. I dati personali sono pertanto trasferiti al di fuori dello Spazio economico europeo. Tali trasferimenti si fondano sulle Clausole contrattuali tipo della Commissione europea concluse con ciascun fornitore e, ove il fornitore sia certificato, sull’EU–U.S. Data Privacy Framework. L’elenco aggiornato dei fornitori e la garanzia applicata a ciascuno sono su wolk.website/it/subprocessors.

13. Versione e accettazione

Questa è la versione 1.0, in vigore dal 26 luglio 2026. L’inserimento di dati personali nel CRM ne costituisce accettazione. Se la tua organizzazione necessita di una copia controfirmata per i propri atti, scrivi a privacy@wolk.website e ti restituiremo un PDF firmato. Le modifiche sostanziali saranno comunicate con almeno 30 giorni di anticipo.

Allegato I — Dettagli del trattamento

Oggetto	Erogazione del servizio Wolk CRM.
Durata	La durata dell’abbonamento, più i termini di cancellazione della sezione 10.
Natura e finalità	Conservazione, consultazione, organizzazione, matching, generazione di materiali per l’annuncio, notifica, backup e cancellazione.
Tipi di dati personali	Quelli elencati alla sezione 3, inclusi i moduli di consenso scansionati recanti firma.
Categorie di interessati	Acquirenti, venditori, lead e altri contatti registrati dal titolare; agenti e collaboratori del titolare.
Categorie particolari	Nessuna prevista né attesa. Il servizio non è progettato per i dati di cui all’art. 9.
Frequenza	Continuativa, per tutta la durata dell’abbonamento.

Allegato II — Misure tecniche e organizzative

Cifratura	TLS per tutto il traffico in transito; cifratura a riposo a cura del fornitore di hosting.
Isolamento tra clienti	Row-level security applicata nel database su ogni tabella che contiene dati dei clienti, basata sull’identificativo dell’organizzazione.
Controllo degli accessi	Due ruoli per organizzazione (admin, agente). Le operazioni privilegiate sono validate lato server contro il database, mai su un dato dichiarato dal client.
Archiviazione file	Bucket privati. Documenti di consenso e foto degli immobili sono raggiungibili solo con URL firmati a scadenza, circoscritti all’organizzazione.
Integrità della prova del consenso	Il registro dei consensi è ad append: nessun client dispone di permessi di modifica o cancellazione, e lo stato corrente del consenso è derivato dal registro.
Minimizzazione	L’audio della visita viene trascritto sul dispositivo e scartato; viene trasmesso solo il testo.
Uscita di un collaboratore	Quando un membro cancella il proprio account, i suoi contatti, immobili e appuntamenti vengono riassegnati all’admin dell’organizzazione anziché eliminati, così il titolare conserva i propri dati. Le voci del registro consensi mantengono data, modalità e documento; viene azzerata solo l’attribuzione “registrato da”, perché riassegnarla direbbe il falso su chi ha raccolto la firma.
Esportazione nel calendario (facoltativa)	Se un agente attiva la sincronizzazione del calendario nell’app iOS, il testo degli appuntamenti e gli indirizzi degli immobili vengono scritti in un calendario “Wolk” sul suo dispositivo e seguono l’account con cui quel calendario si sincronizza (di norma iCloud). È disattivata di default e all’agente viene detto cosa esce prima di attivarla. Se non vuoi che accada, istruisci di conseguenza i tuoi collaboratori.
Cancellazione	La cancellazione dell’account e quella del singolo contatto rimuovono sia i dati nel database sia i file associati.
Disponibilità	Hosting gestito con backup automatici a cura del fornitore infrastrutturale.