ottobre 2026

Scheda immobile in PDF: contenuti, allegati e come prepararla

Una scheda immobile in PDF fatta bene raccoglie in poche pagine tutto quello che serve a un acquirente, a un collega o a un notaio per capire l’immobile senza dover chiedere altro: dati identificativi, superfici, classe energetica, prezzo, descrizione e un set ordinato di allegati (visura, planimetria catastale, APE, foto). Qui trovi cosa deve contenere, quali documenti allegare e dove ottenerli, come impaginare il file e cosa togliere per motivi di privacy prima di inviarlo.

Wolk

wolk.website

Dai sopralluoghi agli annunci pronti

Con Wolk descrivi gli ambienti mentre scatti foto e ottieni un annuncio pronto per l’MLS, un copione social e un messaggio di testo.

Scopri Wolk

In breve

La scheda ha due anime: una parte descrittiva (dati, superfici, prezzo, testo) e una parte documentale (gli allegati).
Gli allegati di base sono visura catastale, planimetria catastale, APE, foto e, quando serve, documenti di conformità e regolamento condominiale.
Visure e planimetrie dei propri immobili il proprietario le scarica gratis dal portale dell’Agenzia delle Entrate con SPID, CIE o CNS.
Classe energetica e indice di prestazione vanno indicati anche negli annunci, quindi devono comparire nella scheda.
Prima di condividere il PDF all’esterno, togli i dati personali del venditore e valuta se mostrare l’indirizzo esatto.

Indice

A cosa serve davvero la scheda immobile
I campi che non possono mancare
Gli allegati della scheda immobile
Come impaginare e ordinare il PDF
Dal sopralluogo alla scheda: la procedura in sei passi
Privacy: cosa togliere prima di condividere
Il nostro punto di vista
Dalla voce alla scheda in pochi secondi
Domande frequenti
Fonti

A cosa serve davvero la scheda immobile

In agenzia la parola “scheda” indica cose diverse. C’è la scheda di acquisizione, compilata durante il sopralluogo e destinata all’ufficio. C’è la scheda di presentazione, il PDF che mandi al cliente interessato o che lasci stampato in visita. E c’è la scheda tecnica che alcuni Comuni chiedono per pratiche specifiche, come il modello di scheda tecnica per singola unità immobiliare del Comune di Genova, che però risponde a esigenze amministrative e non commerciali.

In questa guida parliamo soprattutto delle prime due, perché sono quelle che un agente produce ogni settimana. La logica è semplice: la scheda di acquisizione è la fonte, il PDF di presentazione è il prodotto finito. Se la prima è incompleta, il secondo esce con buchi, e ogni buco diventa una telefonata in più con il cliente o un giorno di ritardo nella pubblicazione.

Alcune agenzie la trattano come un vero protocollo di lavoro. La scheda immobile pubblicata da Grandimmobili, per esempio, prevede che l’agente acquisitore consegni all’assistente non solo la scheda compilata, ma anche l’incarico di vendita firmato e i documenti d’identità di tutti i venditori, insieme al resto della documentazione. È l’approccio giusto: si raccoglie tutto subito, durante l’acquisizione, invece di rincorrere i documenti dopo.

I campi che non possono mancare

La maggior parte dei gestionali immobiliari non ti fa nemmeno salvare una scheda senza alcuni dati minimi: di solito categoria, prezzo richiesto, classe energetica, numero di locali e metri quadri commerciali. È un buon punto di partenza, ma un PDF da mandare a un acquirente deve andare oltre.

Sezione	Cosa scrivere	Perché conta
Identificazione	Tipologia, zona, piano, anno di costruzione	Il cliente capisce in tre secondi se l’immobile fa per lui
Superfici	Mq commerciali, mq calpestabili, balconi, terrazzi, cantina, box	Evita discussioni in visita su “quanto è grande davvero”
Locali	Numero vani, camere, bagni, disposizione	È il filtro principale di chi cerca
Energia	Classe energetica e indice di prestazione dall’APE	Obbligo di legge negli annunci
Impianti	Riscaldamento (autonomo o centralizzato), climatizzazione, infissi	Incide sui costi di gestione
Costi	Prezzo richiesto, spese condominiali annue	Il secondo numero che chiedono tutti
Stato	Nuovo, ristrutturato, da ristrutturare, libero o locato	Determina tempi e budget dell’acquirente
Descrizione	Testo di 150-300 parole, ambiente per ambiente	È la parte che vende
Dati catastali	Foglio, particella, subalterno, categoria, rendita	Servono a notaio, banca e tecnico

Sulla classe energetica non ci sono margini. L’obbligo di indicarla negli annunci di vendita e locazione nasce dall’art. 13 del D.Lgs. 28/2011 ed è in vigore dal 2012; oggi, come ricorda la guida all’APE 2026 di Notaionline, nell’annuncio devono comparire sia la classe sia l’indice di prestazione. Se la scheda diventa la base dell’annuncio, quei dati devono già esserci. Sul resto delle formule da riportare, abbiamo raccolto le diciture obbligatorie negli annunci immobiliari aggiornate al 2026.

La descrizione merita più attenzione di quanta ne riceve di solito. Una scheda con tutti i numeri giusti e un testo generico (“luminoso appartamento in zona servita”) non distingue l’immobile da altri cento. Scrivi cosa si vede da ogni finestra, com’è l’esposizione al mattino, cosa c’è a cinque minuti a piedi. Le regole del buon copywriting per annunci immobiliari valgono anche per la scheda: concretezza, benefici prima delle caratteristiche, niente aggettivi vuoti. Se ti serve una traccia, partì dai nostri modelli di descrizione immobile.

Gli allegati della scheda immobile

La parte che più spesso resta incompleta è quella documentale. Ecco cosa allegare, chi lo fornisce e dove si ottiene.

Allegato	Chi lo procura	Dove si ottiene	Quando serve
Visura catastale	Proprietario o agenzia	Portale Agenzia delle Entrate	Sempre
Planimetria catastale	Proprietario (titolare del diritto)	Portale Agenzia delle Entrate	Sempre
APE	Tecnico certificatore	Incarico a un professionista abilitato	Sempre, per vendita e affitto
Atto di provenienza	Proprietario	Copia dal notaio che ha rogato	Prima della proposta
Conformità urbanistica ed edilizia	Tecnico incaricato	Accesso agli atti in Comune	Prima della proposta
Regolamento e spese condominiali	Amministratore	Richiesta scritta all’amministratore	Immobili in condominio
Certificazioni impianti	Proprietario	Archivio personale o installatore	Quando disponibili
Foto e planimetria commerciale	Agenzia	Sopralluogo	Sempre

Visura e planimetria catastale

Sono i due allegati che chiunque si aspetta di trovare. La buona notizia è che il proprietario può scaricarli da solo e senza costi: il servizio Visure, planimetrie e ispezioni ipotecarie dei propri immobili dell’Agenzia delle Entrate consente la consultazione gratuita della banca dati catastale e ipotecaria nell’area riservata, con accesso tramite SPID, CIE o CNS. La planimetria si può richiedere anche da chi è titolare solo di una quota della proprietà o di un altro diritto reale di godimento.

In pratica, il modo più rapido è chiedere al venditore di scaricarle durante il sopralluogo, dal telefono, e girartele subito. Ti risparmi una delega e qualche giorno di attesa.

Un avvertimento: la planimetria catastale va allegata alla documentazione per l’atto, ma nel PDF di presentazione per gli acquirenti molti agenti preferiscono una planimetria commerciale ridisegnata, più leggibile. Le due cose non si escludono: la catastale resta nella cartella documenti, la commerciale va nella scheda.

Usi distinti delle due planimetrie immobiliari

APE

L’attestato di prestazione energetica deve essere disponibile già prima della trattativa ed è da allegare all’atto. Nel PDF puoi inserire la prima pagina con classe e indici, tenendo il documento completo negli allegati. Controlla la data: un APE scaduto o rilasciato prima di interventi importanti va rifatto, e scoprirlo a proposta firmata è il modo peggiore.

Conformità catastale e urbanistica

Qui la scheda smette di essere marketing e diventa tutela. Dal 1° luglio 2010, con il D.L. 78/2010, nell’atto di vendita serve la verifica della conformità catastale; insieme alla planimetria, il venditore rilascia una dichiarazione che lo stato di fatto corrisponde ai dati catastali. Se durante il sopralluogo noti una parete spostata o un bagno che in planimetria non c’è, annotalo nella scheda di acquisizione e segnalalo al venditore: va sistemato con un tecnico prima del rogito, meglio ancora prima di pubblicare.

Nelle compravendite più complesse, come la vendita di un portafoglio di immobili o il passaggio di un’intera agenzia, l’elenco cresce parecchio e conviene ragionare come in una data room: una checklist documentale a cartelle numerate aiuta a non perdere pezzi quando i documenti diventano decine.

Foto

Le foto sono allegati a tutti gli effetti e pesano sul file. Per un PDF da inviare via email bastano 8-12 immagini selezionate; il set completo va sui portali. Su quante caricarne e a che risoluzione trovi due guide dedicate: quante foto servono in un annuncio e come comprimere le foto immobiliari senza perdere qualità.

Come impaginare e ordinare il PDF

Un PDF ben fatto si legge dall’alto in basso senza saltare pagine. L’ordine che funziona meglio è questo:

Copertina: foto principale, tipologia, zona, prezzo, classe energetica.
Dati sintetici: la tabella con superfici, locali, piano, spese.
Descrizione: il testo, ambiente per ambiente.
Galleria: le foto selezionate, due per pagina.
Planimetria commerciale.
Estratto APE.
Contatti dell’agente e riferimento interno dell’immobile.

I documenti tecnici (visura, catastale, atto, conformità) non vanno nel PDF di presentazione ma in una cartella a parte, da condividere solo con chi ha fatto una proposta o con il notaio.

Alcuni accorgimenti pratici:

Nomi file parlanti: “RIF123_visura_2026-10.pdf” si ritrova in un secondo, “scan0004.pdf” no.
Numerazione a salti: numera gli allegati 100, 200, 300 invece di 1, 2, 3. Quando arriva un documento nuovo lo inserisci al 150 senza rinumerare tutto.
Peso: resta sotto i 5-8 MB, così il file passa da qualsiasi casella email e si apre bene su WhatsApp.
Data di aggiornamento: scrivila in piè di pagina. Il prezzo cambia, le spese condominiali pure, e un PDF vecchio che gira tra i clienti crea equivoci.

Dal sopralluogo alla scheda: la procedura in sei passi

Prima del sopralluogo chiedi al venditore di avere a portata di mano APE, atto di provenienza e ultima ripartizione delle spese condominiali.
Durante il giro scatta le foto e prendi nota di ogni ambiente: dimensioni, esposizione, finiture, difetti. Se puoi, fai scaricare visura e planimetria al proprietario in quel momento.
Confronta lo stato dei luoghi con la planimetria catastale e annota le differenze.
In ufficio compila i campi obbligatori del gestionale e scrivi la descrizione. Una bozza strutturata in 12 punti evita di dimenticare elementi.
Genera il PDF e rileggilo come se fossi l’acquirente: si capisce tutto senza chiamarti?
Adatta il testo ai portali, ognuno con i suoi limiti di caratteri e campi, seguendo le regole di formattazione degli annunci sui portali.

Il collo di bottiglia, quasi sempre, è il passaggio dal punto 2 al punto 4: le note prese al volo diventano illeggibili, i dettagli si perdono e la descrizione si scrive a fine giornata, stanchi, su tre immobili insieme.

Privacy: cosa togliere prima di condividere

La scheda di acquisizione contiene dati personali: nomi, codici fiscali, telefoni, a volte documenti d’identità. Il PDF che gira tra gli acquirenti non deve contenerne nessuno.

Controlla tre cose:

Dati del venditore: fuori dal PDF esterno, sempre.
Indirizzo: molte agenzie, sulla mappa, usano una via limitrofa o un’indicazione di zona, e comunicano l’indirizzo esatto solo a chi prenota la visita. Protegge il proprietario e la riservatezza dell’incarico.
Provenienza dei contatti: se arricchisci le schede con numeri di telefono comprati da terzi, sei esposto. A maggio 2025 il Garante Privacy ha sanzionato diverse agenzie immobiliari per telemarketing aggressivo basato su elenchi molto dettagliati di potenziali venditori, con multe fino a 40.000 euro per le agenzie e sanzioni più alte per chi forniva le liste. Prima di usare dati di terzi, chiedi al fornitore la prova di un consenso libero, specifico e informato; nel dubbio, fai verificare il contratto al tuo consulente privacy o DPO.

Per il quadro completo degli adempimenti, leggi la nostra guida al GDPR per agenzie immobiliari.

Il nostro punto di vista

Lavorando con agenti e agenzie abbiamo visto che il problema della scheda immobile quasi mai è il modello. Di modelli ce ne sono a centinaia, molti ottimi. Il problema è il tempo che passa tra il sopralluogo e la scheda compilata: le note scritte sul ginocchio, le foto da abbinare agli ambienti, la descrizione rimandata a sera.

Il nostro punto di vista — overview diagram

Per questo pensiamo che la scheda vada costruita mentre cammini nell’immobile, non dopo. Descrivere a voce ogni stanza mentre la fotografi è più naturale e più preciso di qualsiasi modulo: ti viene spontaneo dire che la cucina guarda sul cortile interno e che il secondo bagno ha la finestra, dettagli che a fine giornata non ricorderesti.

C’è poi la questione della riservatezza. Durante un sopralluogo si parla di persone, situazioni familiari, motivi della vendita. Per noi la voce registrata in casa di un cliente non dovrebbe lasciare il telefono, ed è per questo che in Wolk la trascrizione avviene interamente sul dispositivo. Infine, nessun testo generato dovrebbe finire online senza che l’agente lo abbia riletto e corretto: la firma sull’annuncio resta la tua.

— Marco

Dalla voce alla scheda in pochi secondi

Con Wolk fai il giro dell’immobile, scatti le foto e racconti ogni ambiente a voce. In circa 15 secondi ricevi il kit annuncio: la descrizione pronta per i portali, le varianti di testo per ciascun portale, uno script per il video social e un SMS per i clienti, tutto modificabile prima della pubblicazione. Il testo diventa la sezione descrittiva della tua scheda PDF, senza riscriverlo da zero. Puoi provarlo con il piano gratuito (3 tour); il piano Pro costa 14,99 USD al mese per postazione oppure 143,99 USD all’anno per postazione. Per le agenzie con più agenti ci sono i piani Growth e Brokerage, con CRM e matching automatico tra richieste e immobili.

Domande frequenti

Esiste un modello di scheda immobile obbligatorio?

No, per la scheda commerciale non c’è un formato imposto per legge: ogni agenzia usa il proprio. Sono invece obbligatori alcuni contenuti quando la scheda diventa annuncio, a partire da classe energetica e indice di prestazione. Alcuni Comuni hanno moduli propri per pratiche tecniche, ma non sostituiscono la scheda di vendita.

Quali allegati vanno messi nel PDF da mandare all’acquirente?

Nel PDF di presentazione bastano foto, planimetria commerciale ed estratto dell’APE. Visura, planimetria catastale, atto di provenienza e documenti di conformità si condividono a parte, di solito dopo una proposta o su richiesta del notaio o della banca.

L’agente può scaricare la planimetria catastale al posto del proprietario?

Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate è riservato ai titolari di diritti reali sull’immobile, che accedono con SPID, CIE o CNS. Il modo più semplice è far scaricare il documento al proprietario, anche durante il sopralluogo, e farselo inviare. In alternativa servono una delega o i canali a pagamento previsti per i professionisti.

Ogni quanto va aggiornata la scheda?

Ogni volta che cambia un dato che il cliente usa per decidere: prezzo, spese, stato locativo, disponibilità. Metti sempre la data in piè di pagina, così chi riceve il file sa se è attuale. Un controllo mensile sugli incarichi attivi è una buona abitudine.